La réunion est terminée, mais le compte rendu reste à écrire. Un prospect attend une proposition, et les informations sont dispersées dans trois échanges. Une nouvelle recrue pose une question dont la réponse existe quelque part dans les documents internes.
Pour commencer à utiliser l’IA dans une PME, choisissez une de ces tâches : fréquente, délimitée, avec un résultat que vous savez reconnaître et vérifier. L’objectif du premier essai est simple : obtenir un document exploitable plus facilement qu’avec votre méthode habituelle.
Nous parlons ici d’IA générative, celle qui produit ou reformule du contenu à partir de vos instructions. France Num présente notamment la rédaction et la synthèse parmi ses usages en entreprise. Voici cinq exercices à adapter à votre activité, sans connecter tout votre système d’information dès le départ.
Si vous hésitez entre les assistants, notre méthode pour comparer ChatGPT et Claude en entreprise permet de reprendre ces exercices avec les mêmes documents et les mêmes critères. Choisissez d’abord un outil autorisé, puis comparez le travail de correction sur vos tâches.
1. Transformer des notes de réunion en plan d’action
Les notes prises pendant une réunion mélangent souvent discussions, décisions et questions ouvertes. Demandez à l’IA de les séparer pour préparer un compte rendu que les participants pourront valider.
Partez de vos notes écrites. Un enregistrement ou une transcription automatique n’est pas nécessaire pour tester cet usage. Fournissez le contexte de la réunion et indiquez le format souhaité : quelques décisions, puis les actions avec leur responsable et leur échéance.
Une consigne à essayer :
À partir de ces notes, prépare un compte rendu avec trois rubriques : décisions confirmées, actions à réaliser et questions ouvertes. Pour chaque action, indique le responsable et l’échéance uniquement s’ils figurent dans les notes. Sinon, écris « à confirmer ». Conserve les désaccords et les réserves.
Relisez particulièrement les engagements : une date envisagée ne doit pas devenir une échéance promise. Comparez chaque décision avec vos notes avant de partager le compte rendu. Le document est utile si chacun sait quoi faire ensuite, sans devoir vous demander ce qui a réellement été décidé.
2. Préparer les e-mails qui reviennent chaque semaine
Demande de pièces manquantes, réponse à une question fréquente, suivi d’un rendez-vous : certains messages demandent surtout de remettre les bonnes informations dans le bon ordre.
Donnez à l’assistant les faits à transmettre, le destinataire et le ton attendu. Un ancien message validé, débarrassé de ses informations confidentielles, peut servir de repère stylistique. Évitez la consigne « rédige un e-mail professionnel », qui laisse trop de place aux formules génériques.
Une consigne à essayer :
Prépare un e-mail court pour demander les deux documents indiqués ci-dessous. Explique leur utilité à partir du contexte fourni. Utilise un ton direct et cordial, sans formule commerciale. N’ajoute aucune date limite ni aucun engagement absent de mes notes.
Vérifiez les noms de documents, les dates et les pièces annoncées en annexe. Ajustez aussi le ton à la relation : un client de longue date n’attend pas forcément la même formulation qu’un premier contact.
Gardez l’envoi manuel pendant les essais. Une fois les situations récurrentes bien identifiées, vous pourrez étudier une automatisation des relances ou du suivi, avec des règles pour les cas qui demandent votre intervention.
La rédaction d’un message et son envoi automatique sont deux décisions différentes. Notre guide sur les relances commerciales automatisées explique comment les statuts, les réponses reçues et les conditions d’arrêt doivent intervenir avant l’envoi.
3. Structurer une proposition commerciale à partir d’un échange
Après un rendez-vous, passer des notes à une proposition claire prend du temps. L’IA peut préparer une trame : besoin exprimé, périmètre, livrables, questions à clarifier et prochaines étapes.
Exemple illustratif : une entreprise de maintenance reçoit une demande pour plusieurs sites. Le compte rendu précise les équipements concernés, mais ne confirme ni la fréquence des visites ni les contraintes d’accès. L’assistant peut organiser les informations et faire ressortir ces deux points avant le chiffrage.
Une consigne à essayer :
Structure une proposition à partir de ces notes et de notre liste de prestations. Sépare les besoins confirmés, les prestations correspondantes et les informations manquantes. Ne crée ni prix, ni délai, ni prestation supplémentaire. Termine par les questions à poser au prospect avant de finaliser le devis.
Le responsable commercial vérifie que chaque prestation correspond à un besoin réel et à ce que l’entreprise sait fournir. Les tarifs et calculs restent établis dans votre outil de devis, selon vos règles. Une rédaction fluide ne garantit pas un périmètre juste.
Cet exercice sert aussi à préparer le prochain échange : une bonne liste de questions peut être plus utile qu’une proposition prématurément complète.
4. Rendre une procédure interne plus facile à suivre
Une procédure peut être exacte et rester difficile à utiliser. Paragraphes trop longs, prérequis dispersés, exceptions cachées en fin de page : demandez à l’IA de réorganiser un document existant en étapes lisibles.
Choisissez une procédure courte, à jour, dont un membre de l’équipe maîtrise l’exécution. Par exemple, la préparation d’un dossier avant transmission à un autre service.
Une consigne à essayer :
Réorganise cette procédure en prérequis, étapes numérotées et cas particuliers. Appuie-toi uniquement sur le texte fourni. Signale les passages ambigus et les informations manquantes dans une rubrique séparée. Pour chaque étape, indique le paragraphe source correspondant.
Faites ensuite tester le document par une personne qui découvre la tâche, avec l’appui du responsable métier. Peut-elle avancer sans demander d’explication ? Les exceptions sont-elles toujours présentes ? Les renvois correspondent-ils au document original ?
Commencez avec un fichier sélectionné manuellement. La recherche dans toute la documentation interne constitue un autre chantier, qui suppose notamment de gérer les versions et les droits d’accès.
5. Préparer une synthèse des retours clients
Quand les remarques arrivent par plusieurs canaux, il devient difficile de distinguer un incident isolé d’un problème récurrent. Un premier exercice consiste à regrouper un petit lot de retours par thème, pour préparer leur lecture en équipe.
Conservez un identifiant pour chaque retour et retirez les informations inutiles à l’analyse. Définissez quelques catégories de départ, comme livraison, prise en main ou facturation, tout en prévoyant une catégorie pour les cas ambigus.
Une consigne à essayer :
Classe ces retours dans les catégories fournies. Pour chaque retour, conserve son identifiant et cite le passage qui justifie le classement. Si plusieurs thèmes apparaissent, indique-les. Signale les cas ambigus. Ne déduis pas les intentions du client.
Contrôlez les classements avec les textes d’origine, puis effectuez les comptages dans un tableur. Si un retour relève de plusieurs thèmes, précisez-le dans votre présentation pour éviter de confondre nombre de mentions et nombre de clients.
Ce travail prépare une discussion. Il ne permet pas, à lui seul, de conclure que toute votre clientèle partage un avis : le canal de collecte et la période observée influencent les retours disponibles.
Choisir un premier usage et vérifier qu’il aide vraiment
Retenez la tâche qui revient souvent et dont la correction vous paraît la plus facile à contrôler. Désignez une personne pour l’essai et comparez plusieurs cas représentatifs, y compris un cas incomplet ou ambigu.
- 01Choisir
Une tâche précise et un résultat attendu.
- 02Essayer
Des exemples autorisés, avec une consigne commune.
- 03Votre équipeVérifier
Comparer le résultat aux documents de départ.
- 04Ajuster
Conserver les consignes utiles et noter leurs limites.
La relecture fait partie du temps de travail à mesurer.
Notez le temps de préparation, de génération et de correction. Ajoutez les erreurs constatées et les informations oubliées. Si la relecture coûte plus que la rédaction habituelle, réduisez le périmètre ou choisissez une autre tâche.
La CNIL rappelle que les réponses peuvent être plausibles tout en étant inexactes et recommande de former les utilisateurs aux limites des outils. Elle invite également à encadrer les usages et les données partagées. Ces repères doivent être compréhensibles par les personnes qui feront les essais.
À la fin, conservez une fiche simple : quand utiliser l’assistant, quels documents lui fournir, quelle consigne reprendre et ce que le relecteur doit contrôler. C’est une base concrète pour partager la pratique avec un collègue.
Si vous préparez une prise en main collective, le guide pour choisir une formation IA utile aide à transformer ces tâches en exercices et en critères d’évaluation. Si la difficulté vient surtout de manipulations entre plusieurs outils, commencez plutôt par identifier un processus à automatiser.
Chez Micelli, nous proposons des formations IA en entreprise construites autour de ces situations de travail. Vos équipes pratiquent sur des cas adaptés à leur métier et apprennent à juger le résultat. Pour préparer un premier atelier, apportez une tâche récurrente, un exemple utilisable et les difficultés que vous rencontrez aujourd’hui.
À garder en tête
- Commencez par une tâche récurrente dont votre équipe sait vérifier le résultat.
- Une consigne utile précise les documents de départ, le résultat attendu et les informations à ne pas inventer.
- Évaluez le temps total, préparation et corrections comprises, avant d’étendre l’usage.
Du conseil à la mise en place
Faites pratiquer l’IA à vos équipes, sur leurs vrais sujets.
Micelli construit des ateliers autour de vos tâches, de vos outils et du niveau des participants. Ensemble, nous sélectionnons les usages utiles et donnons à vos équipes les repères pour travailler avec l’IA au quotidien.
Un premier échange de 30 minutes avec notre équipe.